Archivos e Internet

Resumen del Artículo 6.6. Archivos e Internet

Betlem Martínez Raduà. Artículo 6.6. Archivos e Internet [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2013. https://www.documentaciondigital.org

 

El uso de internet por parte de los archivos ha evolucionado con la prestación de diferentes servicios, en la medida también en la que ha evolucionado la tecnología y el acceso a Internet.

 

1. Se han prestado diferentes servicios como:

 

  • Recursos básicos: información general, instrumentos de descripción, enlaces a otros recursos, publicaciones electrónicas, exposiciones virtuales, trámites administrativos en línea.

 

  • Listas de distribución como ARCHIVES "Archives and Archivists", próxima a la SAA (Society of American Archivists), y RECMGMT "Records Management", vinculada a ARMA (Association of Records Managers and Administrator

 

  • Acceso a documentos digitalizados,\Instrumentos de descripción: guías, inventarios, catálogos

 

  • Enlaces a recursos de otros web sites para genealogistas

 

  • Calendarios de aplicación de tablas de evaluación y tría documental

 

  • Los "GIL" (General Information Leaflets): folletos electrónicos de información general

 

  • La revista electrónica "The Record"

 

  • Exposición virtual de documentos históricos

 

  • La base de datos NAIL (Nara Audiovisual Information Locator) de descripción de documentos audiovisuales

 

  • Servicio de localización de Información del Gobierno (una plataforma informática para hallar información en una base de datos o en un conjunto de bases de datos descentralizada con acceso directo a la información (Jiménez Miranda, 2000) , como los recursos de NARA u otros recursos de información gubernamental.

 

  • Lista de distribución para documentalistas y bibliotecarios: IWETEL, existente desde 1993 y creada por el equipo de redacción de la revista "Information world en español (IWE)" , hoy llamada "El profesional de la Información"

 

  • Las base de datos de los PIC (Puntos de Información Cultural)

 

  • La creación de un directorio de enlaces a otros web site

 

  • El empleo de SGML/XML permite la normalización, interoperabilidad e interconexión entre archivos en los procesos de almacenamiento, consulta, búsqueda y recuperación de todo tipo de descripciones y documentos. La aplicación de XML mejora la distribución normalizada de fuentes documentales primarias vía Internet y facilita su acceso a un mayor número de usuarios del mundo entero.\

 

 

Ejemplos de sitios archivísticos difundidos en Internet

·         COVAX- Contemporary Culture Virtual Archives in XML

·         National Archives of Australia

·         National Archives of England, Wales and the United Kingdom

·         The National Experience-Digital Vaults

·         Gall-Grup d’arxivers de Lleida

·         Solidarity Köln Historisches Archiv

·         Asociación de Archiveros de Navarra, Associació d’Arxivers-Gestors de documents de Catalunya,

          Asociación de Archiveros de Castilla-León

 

Los archiveros han llegado a Linkedin: empiezan a abundar grupos de discusión, como Archives Professionals donde la gestión documental es el tema principal 

 

2.  Parámetros para un web site de calidad: criterios de evaluación cuantitativos y cualitativo

 

2.1. Criterios cuantitativos

 

Criterios cibermétricos (Aguillo, 2012)

  1. Equipara las citas bibliográficas (bibliometría) con los enlaces del web site (cibermetría)
  2. A través de motores de búsqueda o de programas mapeadores, se estima la calidad de los webs sites según el valor de ciertos indicadores que miden su visibilidad e impacto.

 

2.2. Criterios cualitativos

 

Criterios de evaluación del web site (Hamel,1998- 1999)

 

A través del análisis de diversos web sites de centros de archivo de Canadá, Estados Unidos, Francia, Australia, Reino Unido y Suiza establece que tipo de información confiere calidad:

 

Identificación del web site (Página principal y secundarias o secciones)

  1. Título que identifique al archivo en el primer momento de descubrimiento del web site
  2. Título que permita un acceso rápido dentro de una lista de recursos

 

Información general y presentación del servicio archivístico

 

El usuario ha de contar con suficiente información para decidir si continuar con la búsqueda dentro del web site y si el centro de archivo le puede ofrecer los documentos que desea.

 

Tres tipos de información que han de constar en la Guía de archivo y también en el site:

  • funciones del servicio archivístico
  • fondos documentales y soportes (al menos los más consultados)
  • conjunto de los fondos conservados (cuantitativamente)

 

Acceso a información sobre los fondos documentales y las colecciones

 

  1. Acceso a los instrumentos de descripción para la investigación o como servicio de referencia
  1. Instrumentos tradicionales adaptados a las comunicaciones electrónicas o creados de nuevo a través de las TIC
  1. Valor del hipertexto: el instrumento de descripción electrónico
  1. Peligro de perder información sobre la procedencia si nos limitamos a elaborar catálogos o bases de datos que dan acceso directamente al documento sin informar el contexto de su creación.
  1. La estandarización en la descripción permitirá la interconexión de estas bases de datos: creación de pasarelas o redes de recursos descriptivos de forma transparente para el usuario
  1. El nivel de descripción ha de permitir al usuario determinar el valor del fondo o de la colección, a nivel de serie documental o equivalente, como mínimo.

 

 

3.1.  Diseño de un web site de archivo...

 

  • Las acciones previas para diseñar un web site de archivo deben ser:
  • Identificar objetivos y usuarios
  • Identificar la capacidad de creación y gestión: recursos financeros, técnicos y humanos
  • Verificar la existencia de normas para la concepción y gestión de web sites emitido por el órgano competente en la esfera gubernernamental de la institución
  • Analizar normas y recomendaciones en vigor implicadas en la atención al público: restricciones, preservación, privacidad y otras cuestiones legales
  • Identificar los servicios que se ofrecerán a través de Internet y el posible impacto sobre la institución.

 

Los contenidos generales que debe contener son:

 

  1. Información sobre los objetivos del web site
  2. Información sobre la institución: histórica, competencias, estructura organizativa, programas de trabajo, directorios (e-mails y teléfonos), dirección física y forma de acceso
  3. Información sobre los servicios prestados vía web, por correspondencia o localmente
  4. Adecuación del lenguaje usado a los diferentes tipos de usuario.
  5. Información sobre los contenidos del web site y documentos que se pueden imprimir
  6. Información sobre derechos de autor
  7. Información sobre el responsable del contenido de cada página (incluyendo el e-mail)
  8. Enlaces actualizados, relacionados con la administración pública dentro de la cual forma parte la institución archivística
  9. Informaciones sobre programas, planes, proyectos de la institución

 

En cuanto a los contenidos archivísticos, éstos deben ofrecer  información sobre:

 

  1. Información sobre el patrimonio documental custodiado
  2. Instrumentos de descripción (on line, off line, en base de datos ...)
  3. Estructura de funcionamiento de atención al usuario: horario y condiciones
  4. Servicios archivísticos prestados (obtención de copias de documentos, por ejemplo) localmente y vía correo electrónico
  5. Información sobre la metodología archivística aplicada: clasificación y descripción, evaluación y transferencias, uso de las TIC
  6. Legislación archivística
  7. Otros: biblioteca virtual sobre archivística, glosario, FAQ, enlaces a recursos, publicaciones electrónicas

 

Estructura. ¿ Qué debería ofrecerse ?

 

  1. Dominio: en el caso de archivos públicos, elegir un dominio del tipo .gov o que identifique al país (.es, .fr, .it, .uk) y utilizar nombres que identifiquen el servicio vinculado al órgano del que dependen jerárquicamente
  2. Mapa del web site
  3. Buscador del web site
  4. Contador de accesos al web site (actualmente, sin embargo, han caído en desuso).
  5. Fecha de creación del web site
  6. Fecha de la última actualización de las páginas
  7. Nombre del responsable del web site y de su e-mail
  8. Sección de "Novedades"
  9. Garantía de seguridad en el acceso y en la transmisión de datos, especialmente, los de carácter confidencial y los relativos a la privacidad del usuario
  10. Utilización, opcional, de otro idioma
  11. Utilización de un menú de navegación (toolbar) en todo el web site
  12. Instrumentos de descripción on line en dos niveles: usuarios aficionados e investigadores más especializados
  13. Formularios electrónicos para la solicitud de servicios
  14. Posibilidad en todas las páginas, de volver a la página anterior y/o a la página principal
  15. Imágenes de baja resolución y pequeñas dimensiones (thumbnail images) como opción de acceso a las imágenes ampliadas y de mayor resolución
  16. Utilización de download para disponer de forma compactada, de documentos institucionales de grandes dimensiones (formats txt, rtf o pdf)
  17. Opción de navegación por el web site sin imágenes o animaciones
  18. Utilizar fondos de pantalla simples
  19. Adecuado uso de los marcos (frames)
  20. Alternativa de texto en el caso de uso de ficheros de sonido (discursos, fuentes orales...)

 

3.2.  Formas de atraer la atención de un web site

 

  1. Metadatos. Las etiquetas (META) de lenguajes como HTML o XML se usan como descriptores de las características del documento: autor, título, palabras clave, descripción, lengua ... situándose en la cabecera del mismo. Los motores de búsqueda las usan para localizar los web sites.
  2. Registrase en un motor de búsqueda.
  3. Publicitarlo a través de una lista de distribución relacionada con la temática del web site, como por ejemplo, Arxifórum.
  4. Usar las herramientas del Web 2.0 (Facebook o Twitter) como puerta de entrada hacia nuestro web site del centro de archivo.

 

3.3.  La Intranet de archivo

 

La intranet puede constituir un primer paso antes de abrir nuestro centro archivístico a la red mundial. El usuario de la intranet es diferente al del web site y, por ello, las funcionalidades son distintas. Sin embargo, puede ser buena idea empezar por realizar un web de consulta interna dentro del web site corporativo al que está adscrito el centro de archivo, como ensayo, y, posteriormente, incorporar contenidos y diseño para los usuarios externos antes de abrirlo a la Red.

Independientemente de su crecimiento hacia Internet, el web dentro de una red privada para un grupo de usuarios internos de la misma institución, es un recurso que vale la pena plantearse, en especial en los archivos de documentación administrativa semiactiva.

Según Lara y Villanueva, de la Universidad de Granada, tiene las siguientes ventajas:

  1. Baratas
  2. Fáciles de usar
  3. Ahorran tiempo y dinero
  4. Obliga a estandarizar el tratamiento de la información
  5. Facilita la normalización de los procesos de gestión
  6. Seguras
  7. Mejoran la comunicación, coordinación y colaboración entre archivo central de documentación semiactiva y archivos de gestión de documentación activa.