Gestión Documnetal

07.06.2015 18:13

La gestión documental en un sistema de gestión empresarial

Artículo 7.6. La gestión documental en un sistema de gestión empresarial

Isabel Medrano, Luis Suárez Samaniego- Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012.

Los sistemas de gestión empresarial: integración y objetos

¿QUÉ ES UN ERP? Enterprise Resource Planning es una aplicación informática que gestiona, de una forma integrada, todos los procesos de negocio de backoffice de una compañía.

Características:

  • Es una aplicación modular y abierta. permite implementar los paquetes o módulos que la empresa decida. Es abierta porque los módulos son adaptados (parametrizados en jerga ERP) para reflejar la identidad específica de la compañía. La implantación se puede realizar de forma gradual, implementando (o anulando incluso) los módulos a medida que las necesidades lo requieran.
  • Es un sistema de información integrado, lo que facilita la consistencia de información de las distintas áreas de la empresa.
  • Un ERP -Baan, SAP R/3, PeopleSoft, Oracle financials, etc.- un software ya desarrollado con aplicaciones concretas y orientadas a un mercado determinado: el mundo empresarial
  • Sus funcionalidades están documentadas y se actualizan al mismo nivel que el software. En los proyectos de desarrollo "desde cero" el recorte de costes al final de la implementación lleva consigo una producción bastante pobre de documentación.
  • El desarrollo a medida suele llevar consigo una atadura de la compañía con la empresa de desarrollo, al ser esta la única que conoce los entresijos del proyecto. Empresas que implementan ERP hay muchas y todas conocedoras de la tecnología.

El workflow

El workflow es "el conjunto de tareas, procedimientos, organizaciones, personas, datos de entrada y de salida y herramientas que resuelven un proceso de negocio mediante un conjunto organizado y ordenado de pasos y decisiones

Se compone de pasos, el paso en que se encuentra define el estado de un determinado ciclo de workflow. Una cadena de workflow se inicia mediante un evento disparador; evento que puede ser creado por una persona, bien desde dentro de la organización o a través de internet, al introducir determinados datos en el sistema

 

La red de estatus de los documentos

Es la que marca, en función de cada clase de documento, los trámites que han de sucederse desde que se crea el documento hasta que esté finalizado y archivado.

Cuando un documento pasa de un estatus a otro, es cuando se dispara un workflow que emitirá un aviso para que otro miembro del equipo efectúe determinada actividad.

 

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO EN UN ERP

  • Son aplicaciones capaces de gestionar de manera flexible un sistema de gestión documental modulando los criterios de centralización y descentralización, según la idiosincrasia de cada organización.
  • Es posible el trabajo en red entre los archivos de oficina y central en el mismo sistema de información, permitiendo el control y la información sobre uno o más fondos documentales distribuidos en diversos lugares.
  • Se detallan las cargas de trabajo de las personas que operan en el sistema y el cumplimiento de las tareas, permitiendo reconducir los trabajos a otros miembros del equipo si se producen situaciones de sobrecarga.
  • Se generan reportes actualizados sobre los servicios que presta el archivo (búsquedas, préstamos, reprografía), para obtener conclusiones que recomienden cambios organizativos (por ejemplo, refuerzos de la atención a usuarios a ciertas horas o en algunas épocas del año laboral).

COMPONENTES

ENTRADA DE DOCUMENTOS:

 
  • Son aplicaciones con captura y entrada automática de documentos en papel y electrónicos, ya sean ofimáticos (word, excell, etc.), técnicos (CAD), imágenes, vídeos, audio, html, etc.
  • Admiten la integración con los registros generales de documentos de la organización, incluso desde puntos remotos, a través de la conexión de ambas bases de datos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

 
  • Los documentos que se generen en soporte electrónico en el propio sistema ERP  documento a documento por realizarse de forma distribuida en la organización. Cada usuario crea documentos, los incluye en su expediente correspondiente y los describe al menos con un nombre, en cada fase se completarán en fichas descriptivas con los datos correspondientes a su clasificación e instalación física.
  • Con la creación de documentos en el sistema, los gestores contribuyen a la formación de expedientes electrónicos, en los que constan los documentos que los componen y el estado de los mismos, es decir, si están en trámite o finalizados y archivados, con lo que el grado de transparencia e inmediatez de los procesos de consulta de información resulta muy notable.
  • Es posible parametrizar elementos de descripción multinivel siguiendo la norma ISAD-G. (fondos, series documentales, expedientes y documentos), existen experiencias de implementación de sistemas ERP que respetan las normas ISO 15489, Information and documentation - Records management, ISO 2788/1986
  • Documentation -- Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri y la ISAD-G.
  • El sistema de información reporta en cualquier momento automáticamente los instrumentos de descripción actualizados del archivo: catálogos - general y topográfico- e inventarios.

CLASIFICACIÓN

 

Gestionan el cuadro de clasificación del archivo con todas las modificaciones que vaya sufriendo.

CONSERVACIÓN

 
  • La definición y la información sobre el ciclo de vida de los documentos en un sistema ERP identifica su pertenencia a un expediente, a una serie documental del cuadro de clasificación y la relación con el calendario de conservación y eliminación de documentos del archivo.
  • Un ERP permite automatizar procesos de selección documental: definición de calendarios de transferencia y expurgo de documentos, una vez estén aprobados los estudios de identificación y valoración de series documentales por el órgano competente
  • Gestiona el calendario de conservación y eliminación de documentos automáticamente

Al igual que debe quedar diseñado qué documentos digitales deben tener una representación física en papel y cuáles no, también se programa la transferencia de documentos digitales e información a otros sistemas de almacenamiento (archiving), tarea que es susceptible de ser realizada de forma automática periódicamente.

INSTALACIÓN FÍSICA:

 
  • Llevan un control efectivo de los depósitos de archivo, su nivel de ocupación, y puede hacer simulaciones con datos y gráficos según las previsiones de volúmenes de entrada de documentación.
  • Generan automáticamente la cartelería y el etiquetado para las unidades de instalación: carpetas colgantes, cajas normalizadas, cd-rom, disquete, etc.

 

ACCESO Y DIFUSIÓN:

 
  • Con las opciones de búsqueda se pueden recuperar los documentos por elementos descriptivos contenidos en la ficha catalográfica, por el cuadro de clasificación o combinando ambos.
  • La integración de los documentos con otros objetos del sistema de información permite que puedan consultarse desde cualquier módulo del sistema (siempre que exista el correspondiente vínculo), sin necesidad de salir del área en la que se esté trabajando para entrar en el módulo específico de gestión documental.
  • Los documentos pueden consultarse en pantalla y a través de sistemas de telefonía móvil.
  • Mantienen un registro de usuarios, a los que se asignan distintos perfiles de acceso a los documentos, previamente definidos.
  • Incorporan condiciones específicas de seguridad para que los ficheros no se puedan modificar.
  • Controlan los documentos en préstamo.
  • Al estar registrados todos los servicios demandados por los usuarios al servicio de archivo, es fácil obtener en cada momento listados y estadísticas bien por tipo de servicio, por clase de documento, por periodo, por departamento...
  • Se puede automatizar el proceso de publicación de documentos revisados en una web, algo muy útil tanto para la difusión de contenidos en una intranet (p. ej. una nueva norma de procedimiento recién aprobada en una organización), como para la actualización inmediata de información de una web institucional (p. ej. los pliegos de un concurso cuya licitación acaba de publicarse).

 

 

Etiquetas:

| | |

Volver